Module Listes de Consultation

Également appelée Liste de choix ou Liste d'autorité, une Liste de consultation est une liste des valeurs utilisées dans un champ ou dont l'utilisation est suggérée. Plutôt que d'entrer une valeur dans le champ, il est possible de choisir une valeur dans la liste de recherche ; la valeur sélectionnée remplira le champ. Les avantages de la sélection d'une valeur à partir d'une Liste de consultation plutôt que de la saisie directe d'une valeur dans un champ sont les suivants :

  • Moins de saisie.
  • Orthographe cohérente des valeurs saisies dans les champs.
  • Utilisation de la bonne terminologie (approuvée) lors de l'exécution d'une recherche ou de la modification d'un enregistrement, par exemple Commercial et non Représentant.

Le module Listes de consultation contient les valeurs utilisées pour toutes les Listes de consultation d'EMu. Chaque valeur de la Liste de consultation est un enregistrement dans le module Listes de consultation et peut se voir attribuer des propriétés spécifiques. Avec le module Listes de consultation, il est possible de rechercher, de modifier et d'ajouter des valeurs à une Liste de consultation.

Dans le module Listes de consultation, il est possible d’associer les champs entre eux selon une relation logique et hiérarchique, par exemple Ville / État / Pays, ce qui permet de remplir automatiquement les champs de la hiérarchie et de filtrer les Listes de consultation.

Note: Voir Associer les champs de Listes de consultation : hiérarchies, remplissage automatique et filtrage des valeurs pour en savoir plus

On utilise généralement ce module pour :

  • corriger une valeur qui a été entrée avec une faute d'orthographe ou dans un format incorrect, par exemple avec toutes les lettres en majuscules plutôt qu'en minuscules ;
  • Pour ajouter des valeurs à une Liste de consultation, avant même que les données correspondant à ces valeurs aient été saisies dans le champ. Cela permet aux utilisateurs de choisir dans une liste de valeurs lorsqu'ils saisissent de nouveaux enregistrements, garantissant la cohérence des données dans tous les enregistrements.

    Par exemple, une liste de postes peuvent être entrés dans la Liste de consultation Poste : (détails de l'organisation) afin de s'assurer que tous les enregistrements utilisent le même format et la même orthographe quand les données sont entrées dans ce champ.

Note: Comme chaque institution peut personnaliser EMu pour répondre à ses besoins, il existe de nombreuses versions différentes d'EMu. Même lorsque les institutions ont les mêmes modules, les onglets inclus dans chaque instance du module peuvent être différents ; et même lorsque les institutions ont des onglets portant le même nom, les champs de ces onglets peuvent être différents. C'est pourquoi cette section ne fournit qu'une description générale des modules.

Onglet

Description
Liste 1

L'onglet Liste

Enregistre les détails sur les propriétés de la valeur Liste de consultation, y compris :

  • Nom de la Liste de consultation - Le nom est utilisé pour associer un ensemble d'entrées de Liste de consultation à un champ particulier dans un ou plusieurs modules EMu.
  • Les propriétés de la valeur, par exemple Constant, Caché.
  • Le niveau de cette valeur dans une Hiérarchie de Liste de consultation. (voir Hiérarchies de Liste de consultation pour plus de détails).
  • Ordre du tri - Par défaut, les entrées d'une Liste de consultation sont affichées par ordre alphabétique. Il est possible d'afficher les entrées dans un ordre spécifié par l’utilisateur (c.-à-d. personnalisé). Cette valeur est utilisée comme clé de tri pour trier les valeurs d’une Liste de consultation avec un ordre personnalisé. La valeur peut être numérique ou alphabétique, auquel cas un tri numérique ou alphabétique est respectivement appliqué. (Cette fonctionnalité n'est pas implémentée par défaut dans EMu - veuillez contacter l’assistance Axiell pour plus de détails).

Liste 2

Niveaux supplémentaires de cette valeur dans la hiérarchie.

Liste 3

Niveaux supplémentaires de cette valeur dans la hiérarchie.

Notes

Voir L'onglet Notes pour information.

Multimédia

Voir L'onglet Multimédia pour information.

Sécurité

Voir L'onglet Sécurité pour information.

Audit

Voir L'onglet Audit pour information.

Admin

Voir L'onglet Admin. pour information.

L'onglet Admin

En plus de contenir les détails standard de l'onglet Admin., l'onglet Admin. du module Listes de consultation enregistre :

  • Utilisé - Indique si l'entrée de la Liste de consultation est utilisée dans le système. Si Oui, alors au moins un enregistrement dans EMu utilise la valeur de l'entrée Liste de consultation.
  • Niveaux - Le nombre de niveaux remplis pour l'enregistrement en cours. Si l'enregistrement en cours concernait un lieu : Australie>Victoria>Melbourne, il comporterait 3 niveaux.